Cuando tu día a día transcurre entre documentos, imágenes y presentaciones que van y vienen, hay un detalle que conviene no pasar por alto: las extensiones de archivo. No, no es cosa de expertos en informática ni una manía técnica sin utilidad. Entender qué significan esas letras que aparecen al final del nombre de un archivo puede ahorrarte tiempo, errores… y más de una frustración.
.PDF, el rey de los documentos compartidos
El formato PDF, uno de los tipos de archivos más universales, sigue siendo la mejor opción para enviar documentos sin que se descoloquen. Es como una foto de un documento, pero con la ventaja de que sigue siendo buscable, se puede firmar y es compatible prácticamente con cualquier dispositivo.
Cuando mandas un archivo .docx o .odt, lo más probable es que quien lo reciba lo abra con otro programa o tenga una versión distinta, y de repente los márgenes bailan, las tablas se descuadran o desaparecen tipografías. Por eso, antes de enviar un informe o una propuesta, mejor conviértelo a .PDF y así te aseguras de que lo vean tal y como tú lo dejaste.
.DOCX y .ODT, lo que usas a diario (aunque no lo pienses)
Ya que estamos, vale la pena distinguir entre los clásicos .docx de Microsoft Word y los .odt de LibreOffice o Google Docs. Ambos sirven para lo mismo, sí, pero no son iguales, y dependiendo de con quién trabajes o en qué entorno estés, uno puede darte más problemas que el otro.
Si estás en un entorno muy Microsoft, apuesta por .docx. Si trabajas en la nube, colaboras en Google Drive o usas software libre, .odt es más que suficiente. Pero tenlo claro: aunque parezcan intercambiables, no siempre conservan el formato al cambiar de programa.
.ZIP y .RAR, tus aliados para enviar carpetas enteras
Cuando necesitas mandar varios archivos juntos o subirlos a una plataforma que no permite carpetas, los formatos comprimidos como .zip o .rar son tus mejores amigos. No solo ahorran espacio, también hacen más fácil que todo llegue en bloque, sin piezas sueltas que luego se pierdan.
Eso sí, ten en cuenta que mientras el .zip se abre sin problemas en casi cualquier ordenador, el .rar suele necesitar un programa específico para descomprimirlo, como WinRAR o 7-Zip. Así que, si quieres ponérselo fácil a quien lo recibe, lo más cómodo es ir a lo seguro y usar .zip.
.PNG y .JPG, el dilema de las imágenes
Si trabajas con diseño, redes o simplemente sueles mandar capturas, conviene saber cuándo usar .png y cuándo .jpg. El .png conserva mejor la calidad y permite fondos transparentes, por eso es ideal para logos o gráficos con texto. El .jpg, en cambio, ocupa menos espacio y funciona mejor con fotografías o imágenes muy coloridas.
El problema aparece cuando mandas un archivo sin saber bien cuál es cuál y termina pixelado o con el fondo blanco cuando no debería tenerlo. Así que antes de adjuntar cualquier imagen, echa un vistazo a la extensión, porque sí, importa.
Saber qué mandas es tan importante como el contenido
En resumen, si trabajas online, no basta con saber usar las herramientas, también necesitas entender cómo se guardan y comparten los archivos. Porque da igual lo bien que escribas, diseñes o planifiques: si el archivo no se abre, el esfuerzo no sirve de nada. Así que sí, puede parecer un detalle menor, pero conocer estas extensiones te da un pequeño superpoder silencioso que marca la diferencia.
