La Junta de Gobierno ha aprobado hoy el Protocolo de Digitalización Segura del Ayuntamiento de Madrid, en el que se recogen las pautas y requisitos comunes que han de cumplir las unidades y el personal para digitalizar, con garantías, los documentos en papel en procedimientos administrativos y servicios municipales, tal y como ha explicado la portavoz municipal, Inmaculada Sanz.
La aprobación de este nuevo instrumento supone un nuevo paso en la transformación digital de la administración municipal, que se suma a la política de identificación y firma electrónicas y a las directrices comunes para el desarrollo de actuaciones administrativas automatizadas en los servicios municipales, recientemente aprobadas en el contexto del Plan de impulso de la relación electrónica y la política de cero papel en el Ayuntamiento.
Las copias electrónicas resultantes de los procesos de digitalización segura llevados a cabo de acuerdo con el protocolo constituirán una reproducción veraz y fiable de los documentos en papel y podrán ser utilizadas con garantías en los trámites administrativos del Ayuntamiento, lo que contribuirá a la eliminación del uso del papel y proporcionará servicios digitales más rápidos y respetuosos con la sostenibilidad y el medioambiente.
La aplicación del protocolo contribuye a la interoperabilidad en lo referido al intercambio de documentos y expedientes entre los distintos órganos de la administración municipal y con las entidades u organismos vinculados o dependientes de esta, así como entre el Ayuntamiento de Madrid y otras administraciones públicas, órganos judiciales y de control externo y otros órganos constitucionales y estatutarios. Así, se evita solicitar al ciudadano documentos de los que ya disponen las administraciones, contribuyendo al principio de ‘solo una vez’.
La digitalización segura facilita, asimismo, el ejercicio de los derechos de las personas en sus relaciones con las administraciones públicas en un momento de transición hacia una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico. En particular, resulta fundamental para garantizar los derechos a acceder y obtener copia de los documentos contenidos en los procedimientos en los que tengan la condición de interesados.
