Renfe Cercanías Madrid ha conseguido automatizar mediante un robot las peticiones de efectivo para cambio por los responsables de 78 estaciones de Cercanías, lo que supone un nuevo caso de éxito en la robotización de procesos que la compañía está implantando en los últimos años con la colaboración, en algunos casos, de los Centros de Competencias Digitales que tiene repartidos por toda España.
En este caso, la iniciativa ha estado impulsada desde el Área de Control de Gestión, Administración y Contratación de Cercanías Madrid, en la que ha participado la Oficina RPA del Grupo Renfe, el equipo RPA de Renfe Viajeros y el equipo RPA de la filial de Renfe LogiRail.
Con el nuevo sistema robotizado se consigue gestionar rápidamente las solicitudes de cambio de las estaciones de Cercanías de Madrid, para coordinar con el tiempo suficiente con la empresa de seguridad las entregas que se deben formalizar al día siguiente. Hasta ahora, existía un procedimiento definido, pero no estándar que generaba una dependencia y dedicación total por parte del equipo de Administración y Control.
Este departamento recopilaba, coordinaba y trasladaba manualmente a la empresa de seguridad las peticiones de los responsables y diariamente se debía construir el listado de estaciones solicitantes y establecer un calendario de recogidas con la empresa de seguridad para enviarlo en el mismo día.
Con la automatización de estos procesos se ha podido establecer un procedimiento único para canalizar las peticiones de las 78 estaciones que disponen de cambio en efectivo. La solución adoptada combina tecnología RPA (Blue Prism) con otras tecnologías y herramientas, como flujos de Power Automate o formularios web.
El robot genera de forma automática los calendarios de peticiones y entregas, sin necesidad de que el equipo de negocio deba realizar el listado, fines de semana y festivos incluidos. Además, el robot recopila las peticiones de cambio, envía los recordatorios automáticamente y coordina las peticiones con Seguridad.
Este nuevo procedimiento ha permitido liberar más de 500 horas de trabajo al año dedicadas a una tarea intermitente, lo que ofrece al equipo de negocio de Cercanías Madrid una mayor flexibilidad para gestionar su día a día y dedicar el tiempo a otras tareas que aportan más valor a la compañía.
Esta automatización ha sido diseñada para poder ser implantada también en el resto de los núcleos de Cercanías, lo que implicaría una mayor liberación de horas de trabajo si se adapta el procedimiento en todos ellos.
