Un software empresarial ERP (Entreprise Resource Planning) es un tipo de sistema que integra todas las funcionalidades para la gestión empresarial. A través de este tipo de herramienta, se pueden controlar todas las áreas del negocio, como ventas, compras, gestión de almacén e inventario, control de la producción, RRHH o gestión documental.
Si bien muchas empresas pueden simplemente utilizar un software ERP generalista, otros tipos de negocios se pueden beneficiar más de un ERP vertical, con el que pueden disponer de módulos especializados en su sector.
Sea cual sea la opción por la que optes, vamos a mostrarte algunos de los beneficios que puedes obtener al implantar un ERP en tu empresa.
Beneficios de implementar un sistema ERP
La implementación de un sistema ERP puede tener un impacto de gran trascendencia en el funcionamiento de un negocio. Se trata de un antes y un después en la gestión de los procesos, que ahora permitirá lograr un mayor grado de eficiencia y automatización.
Estos son los principales beneficios de implementar un software ERP.
Mejora en la eficiencia operacional
La empresa podrá mejorar la gestión de las operaciones de una manera más eficiente, evitando tiempos muertos y reduciendo tareas manuales que dan lugar a un mayor número de errores. La relación entre los distintos departamentos será mucho más fluida y podrás mejorar la comunicación interna para evitar ineficiencias.
Integración de información
Vas a poder disponer de un registro único de datos en el que estará integrada toda la información de tu negocio, lo que incluye facturas, albaranes y documentos contables. Podrás además asegurar una perfecta integración entre el área de ventas, almacén y producción, de manera que se pueda dinamizar y automatizar el flujo de información entre las distintas áreas para mejorar la gestión de pedidos y optimizar los procesos en cada parte del negocio.
Incremento en la productividad
Una centralización de los datos unida al uso de una herramienta que integra los procesos ayuda a los distintos equipos de trabajo y departamentos de la empresa a ser más productivos. Gracias a un ERP se produce un mayor ahorro de tiempo, se evitan retrasos y errores derivados de la gestión manual y se mejora la comunicación para ayudar a que todas las áreas de la empresa funcionen de manera más productiva.
Gestión eficiente de la relación con el cliente
Un software ERP con sistema CRM integrado permite mejorar la gestión de las relaciones con los clientes. A través de este tipo de herramienta, se pueden almacenar los contactos de clientes, gestionar los distintos segmentos a los que te diriges y controlar las comunicaciones desde un enfoque omnicanal, de manera que puedas asegurarte de que tu departamento comercial y área de atención al cliente funcionan de manera ágil y eficiente.
Automatización de procesos contables
Otra de las áreas en las que un ERP puede ser decisivo es la automatización de los procesos contables. Lleva los libros de contabilidad, realiza el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, realiza la conciliación bancaria y rellena y confecciona los modelos de impuestos de manera ágil, rápida y sin errores.
¿Por qué es importante elegir el ERP adecuado?
No todos los tipos de ERP son adecuados para todos los negocios. Es vital asegurarse de que la herramienta de gestión que utilizas obedece a las necesidades de tu empresa. Se trata de que sea una herramienta escalable, que facilite la evolución tecnológica de tu negocio, y permita la implementación de nuevas funcionalidades en el futuro.
Hay empresas que, como antes se apuntaba, deciden utilizar un software ERP vertical o especializado. Por ejemplo, un software de gestión empresarial para industrias, con funcionalidades propias para la gestión de plantas de fabricación, o un sistema especializado en la gestión de bodegas, que te permita controlar el proceso de gestión de viñedos y gestión de vendimia.
¿Cuáles son los pasos a seguir para implementar un ERP?
Implementar un software ERP requiere seguir una serie de pasos imprescindibles.
- Evaluar las necesidades de la empresa en materia de gestión, hablando con los diferentes responsables de cada área de negocio.
- Buscar un partner tecnológico que pueda proporcionarte un ecosistema de soluciones que se adapte a las necesidades presentes y futuras de tu empresa.
- Llevar a cabo todo el proceso de análisis previo, implantación y parametrización del software, de forma que se pueda adaptar a las necesidades de tu negocio.
- Proporcionar al personal la formación que necesita para el uso del software y explicar los nuevos procesos.
- Comunicar el cambio cultural que supone en las organizaciones la implementación del nuevo software, que no es simplemente la implantación de una tecnología, sino una transformación de los procesos para que la empresa pueda aprovechar el potencial de los datos y la automatización.
Seguir estos pasos permitirá a las empresas avanzar hacia la transformación digital y experimentar los beneficios de la implementación de un ERP adaptado a sus necesidades.
